Regulamin

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy regulamin, zwany dalej „Regulaminem", określa zasady świadczenia usług za pośrednictwem serwisu MEETING15.com, zwanego dalej „Serwisem" lub „Systemem MEETING15”.
  2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
    1. Usługodawcy – należy przez to rozumieć MEETING15 Spółka Akcyjna, adres: ul. Płochocińska 164/7c, 03-044 Warszawa;
    2. Użytkowniku – należy przez to rozumieć osobą fizyczną, która korzysta z usług świadczonych przez Usługodawcę na zasadach określonych w Regulaminie;
    3. Użytkowniku Kupującym – należy przez to rozumieć Użytkownika, który we własnym imieniu nabył Bilet lub Produkt;
    4. Wydarzeniu – należy przez to rozumieć konferencję, warsztat lub inny rodzaj zorganizowanego wydarzenia, w trakcie którego Użytkownicy korzystają z Systemu MEETING15;
    5. Usłudze – należy przez to rozumieć dostarczenie Użytkownikowi narzędzia umożliwiającego tworzenie Wydarzeń oraz usług dodatkowych stanowiących elementy składowe Wydarzenia lub uzupełniające Wydarzenie;
    6. Uczestniku Wydarzenia – należy przez to rozumieć Użytkownika, który korzysta z Usługi w związku z uczestnictwem w Wydarzeniu;
    7. Organizatorze Wydarzenia – należy przez to rozumieć Użytkownika, który jest uprawniony do zarządzania Wydarzeniem w Systemie MEETING15, realizacji sprzedaży Biletów i innych usług za pośrednictwem Systemu MEETING15 związanych z obsługą Wydarzenia;
    8. Opiekunie – należy przez to rozumieć przedstawiciela Usługodawcy udzielającego wsparcia Organizatorowi Wydarzenia w obsłudze Systemu MEETING15;
    9. Bilecie – należy przez to rozumieć dokument w postaci elektronicznego potwierdzenia lub kodu QR prezentowanego na urządzeniu elektronicznym, potwierdzający zawarcie umowy pomiędzy Użytkownikiem a Organizatorem Wydarzenia lub pomiędzy Użytkownikiem a Usługodawcą lub pomiędzy organizacją lub firmą, w imieniu której Użytkownik dokonał zakupu Biletu 
a Usługodawcą lub Organizatorem Wydarzenia, potwierdzający uprawnienie do udziału w Wydarzeniu zgodne z rodzajem i zakresem zakupionego biletu;
    10. Produkcie – należy przez to rozumieć przedmiot (dobro materialne), Bilet, pakiet sponsorski, usługę pozostającą poza zakresem Usługi, o której mowa w lit. e, oferowane Użytkownikom do kupna w Systemie MEETING15;
    11. RODO – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
    12. Procesorze – należy przez to rozumieć Usługodawcę;
    13. Administratorze – należy przez to rozumieć Organizatora Wydarzenia lub Użytkownika Kupującego.

§ 2. ZASADY ZAMAWIANIA USŁUGI MEETING15 PRZEZ ORGANIZATORA

Organizator Wydarzenia zamawia Usługę MEETING15, aby udostępnić ją wszystkim Uczestnikom Wydarzenia. Organizator Wydarzenia dokonuje zakupu Usługi.

  1. Skorzystanie z Usługi wymaga wyboru jednego z dwóch trybów zamówienia:
    1. zamówienia Usług za pośrednictwem formularza „Zamów usługę MEETING15” na stronie http://meeting15.com;
    2. zamówienia Usługi złożonego za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  2. Po otrzymaniu przez Usługodawcę zamówienia i ewentualnym e-mailowym lub telefonicznym ustaleniu jego szczegółów z zamawiającym wystawiana jest faktura pro forma, której opłacenie uprawnia zamawiającego do otrzymania statusu Organizatora Wydarzenia.
  3. W przypadku zamówienia Usługi za pośrednictwem poczty elektronicznej opłata za Usługę ustalana jest indywidualnie.
  4. Uczestnicy Wydarzenia nie ponoszą kosztów korzystania z Systemu MEETING15. Uczestnicy ponoszą jedynie koszty zakupu Biletów na Wydarzenia, jeżeli takie zostały przewidziane na dane Wydarzenie przez Organizatora Wydarzenia.
  5. Po otrzymaniu zamówienia i otrzymaniu opłaty za nie Usługodawca tworzy w Systemie MEETING15 nowe Wydarzenie oraz udostępnia je Organizatorowi Wydarzenia.
  6. Organizator Wydarzenia definiuje w Systemie MEETING15 wszystkie parametry usługi, Bilety, grupy Uczestników, zależności i metody zarządzania rozmowami lub spotkaniami pomiędzy Uczestnikami, publikacją transmisji na żywo z Wydarzenia i wszystkimi innymi elementami składowymi Wydarzenia. Organizator ponosi pełną odpowiedzialność za błędnie wprowadzone dane 
i konsekwencje błędnie wprowadzonych danych do Systemu MEETING15. Organizator zobowiązuje się do niewprowadzania danych, które mogą naruszać prawo, prawa osób trzecich lub instytucji, w tym prawa autorskie, lub danych i informacji, które mogą być postrzegane za obraźliwe, nawołujące do nienawiści lub inne informacje, które mogą powodować postawienie Usługodawcy w niekorzystnym świetle w oczach opinii publicznej. Usługodawca rezerwuje sobie prawo do zablokowania Wydarzenia posiadającego wcześniej wymienione dane lub informacje, do czasu ich usunięcia.
  7. Po Wydarzeniu Usługodawca rozlicza z Organizatorem wszystkie ewentualne koszty dodatkowe związane z Wydarzeniem, takie jak wysłane sms-y i inne, których dokładne określenie nie było możliwe przed rozpoczęciem Wydarzenia. Organizator składając zamówienie na Usługę akceptuje ceny oraz warunki rozliczania kosztów dodatkowych Wydarzenia i zobowiązuje się do zapłacenia faktury VAT wystawianej po Wydarzeniu przez Usługodawcę w jej pełnej wartości oraz terminie określonym na tej fakturze.
  8. Koszt SMSów wysyłanych do Polski: 0,17 PLN brutto / SMS, wysłanych do krajów Uni Europejskiej poza Polską: 0,30 PLN brutto / SMS, poza Unię Europejską: 0,40 PLN brutto / SMS.

§ 3. BILETY – BRAK MOŻLIWOŚCI ZWROTU BILETU

System MEETING15 umożliwia sprzedaż Biletów na Wydarzenia, podczas Wydarzeń lub związanych z Wydarzeniami. Usługodawca udostępnia oprogramowanie umożliwiające realizację tych procesów.

  1. Użytkownik dokonując zakupu Biletu w imieniu własnym (Użytkownik Kupujący) lub reprezentując osobę prawną, organizację, instytucję lub inną jednostkę organizacyjną, zawiera umowę z Organizatorem Wydarzenia lub Usługodawcą w przypadku Wydarzeń, dla których Usługodawca występuje w roli agenta Organizatora Wydarzenia lub sprzedawcy Biletów.
  2. Proces zakupu Biletu obejmuje następujące etapy:
    1. Użytkownik, po podjęciu decyzji o zakupie Biletu, jest kierowany przez Organizatora Wydarzenia z jego strony internetowej na stronę dedykowaną do sprzedaży Biletów dla danego Wydarzenia prowadzoną przez Usługodawcę w domenie https://meeting15.com. Przykładowo, strona dedykowana do sprzedaży Biletów na Wydarzenie: konferencja-xyz, ma postać: https://meeting15.com/pl/buy/tickets/konferencja-xyz.
    2. Użytkownik wybiera rodzaj Biletu, metodę płatności (faktura pro-forma, Blik, PayByLink, karta kredytowa), zatwierdza niniejszy Regulamin oraz potwierdza inne klauzule wymagane przez Usługodawcę i Organizatora Wydarzenia, wypełnia wszystkie wymagane pola formularza zakupu i dokonuje zakupu lub składa zamówienie na zakup Biletu, jeżeli Organizator Wydarzenia ustanowił w procesie zakupu dodatkowy mechanizm potwierdzania przyjęcia zamówienia.
    3. System MEETING15 przesyła do Użytkownika potwierdzenie zakupionego Biletu lub potwierdzenie przyjęcia zamówienia na Bilet, a po akceptacji przez Organizatora – potwierdzenie zakupionego Biletu.
    4. Użytkownik poprzez zakupienie Biletu zawiera umowę w imieniu własnym lub w imieniu jednostki organizacyjnej, w imieniu której dokonał zakupu Biletu, z Organizatorem Wydarzenia, lub z Usługodawcą, jeżeli w danym Wydarzeniu występuje on w roli agenta Organizatora lub sprzedawcy Biletów.
  3. Użytkownikowi Kupującemu nie przysługuje prawo odstąpienia od zawartej umowy sprzedaży Biletu zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
  4. W przypadku reklamacji dotyczącej realizacji Wydarzenia, na które zakupiono Bilet, zastosowanie mają zasady reklamacji opisane w § 9. Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby pomóc Użytkownikowi w skutecznym egzekwowaniu praw przysługujących mu z tytułu zakupionego Biletu w stosunku do Organizatora Wydarzenia.
  5. Poprzez reklamację dotyczącą realizacji Wydarzenia, na które zakupiono Bilet, należy rozumieć sytuację, w której Użytkownik w jego opinii nie otrzymał usługi, za którą zapłacił kupując Bilet. W takiej sytuacji przysługuje mu prawo do reklamacji zgodnie z zasadami opisanymi w § 9 niniejszego Regulaminu.

§ 4. SPRZEDAŻ PRODUKTÓW W TRAKCIE WYDARZENIA

System MEETING15 umożliwia sprzedaż Produktów podczas Wydarzeń lub związanych z Wydarzeniami. Usługodawca udostępnia oprogramowanie umożliwiające realizację tych procesów.

  1. Użytkownik dokonując zakupu Produktu w imieniu własnym lub reprezentując osobę prawną, organizację, instytucję lub inną jednostkę organizacyjną, zawiera umowę z Organizatorem Wydarzenia lub Usługodawcą w przypadku Wydarzeń, dla których Usługodawca występuje w roli agenta Organizatora Wydarzenia lub sprzedawcy Produktów.
  2. Proces zakupu Produktu obejmuje następujące etapy:
    1. Użytkownik, po podjęciu decyzji o zakupie Produktu, wybiera Produkt, metodę płatności (faktura pro-forma, Blik, PayByLink, karta kredytowa), zatwierdza niniejszy Regulamin oraz potwierdza inne klauzule wymagane przez Usługodawcę i Organizatora Wydarzenia, wypełnia wszystkie wymagane pola formularza zakupu oraz dokonuje zakupu.
    2. Użytkownik poprzez zakupienie Produktu zawiera umowę w imieniu własnym lub w imieniu jednostki organizacyjnej, w imieniu której dokonał zakupu Produktu, z Organizatorem Wydarzenia, lub z Usługodawcą, jeżeli w danym Wydarzeniu występuje on w roli agenta Organizatora, lub sprzedającego Produkty.
    3. W zależności od ustawień konkretnego Wydarzenia, odbiór i dostawa zakupionego produktu może być realizowana poprzez usługę kurierską, lub odbiór osobisty w dedykowanych punktach odbioru.
  3. Produkty posiadają gwarancję producenta. Każdorazowo warunki realizacji gwarancji są określone w treści gwarancji dołączonej do wybranego produktu.
  4. W przypadku reklamacji, zastosowanie mają zasady reklamacji opisane w § 9 niniejszego Regulaminu. Usługodawca dołoży wszelkich starań aby pomóc Użytkownikowi w skutecznym egzekwowaniu praw przysługujących mu z tytułu zakupionego Produktu w stosunku do Organizatora Wydarzenia.
  5. Użytkownik Kupujący korzystający z ustawowego prawa odstąpienia od umowy w terminie do 14 dni od dnia otrzymania Produktu, powinien wysłać Produkt do siedziby Usługodawcy, a oświadczenie odstąpienia od umowy za pomocą poczty elektronicznej na adres office@meeting15.com. Produkt nie może być używany a jedynie sprawdzony/przetestowany w zakresie jego cech funkcjonalnych. W przypadku zwrócenia uszkodzonego produktu Użytkownik Kupujący otrzyma zwrot zapłaconej kwoty pomniejszony o koszt przywrócenia produktu do jego pierwotnej wartości.

§ 5. WARUNKI TECHNICZNE KORZYSTANIA Z SERWISU

  1. Dostęp do Usługi możliwy jest z dowolnego komputera lub urządzenia mobilnego posiadającego połączenie z siecią Internet oraz przeglądarkę internetową. Zalecane jest używanie nowszych wersji przeglądarek internetowych: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Apple Safari.
  2. Warunkiem rozpoczęcia pracy w Serwisie jest zalogowanie się Użytkownika przy użyciu loginu i hasła otrzymanego od Usługodawcy lub unikalnego adresu URL wygenerowanego przez System MEETING15 i udostępnionego Użytkownikowi w wiadomości e-mail.

§ 6. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH. COOKIES.

  1. Organizator Wydarzenia, który jest administratorem danych Uczestników Wydarzenia, odpowiada za legalność pozyskania i udostępnienia Usługodawcy tych danych w celu skorzystania przez nich z Usługi.
  2. Szczegółowe zasady przetwarzana danych osobowych w Serwisie oraz wykorzystana plików cookies określa Polityka prywatności Serwisu.

§ 7. POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. W przypadku, gdy Usługodawca i Organizator Wydarzenia nie uregulują w inny sposób przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Usługi, stosuje się postanowienia niniejszego paragrafu.
  2. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych Uczestników wydarzenia, dla którego jest Organizatorem. Zakresem powierzenia objęte są w szczególności imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko, reprezentowany podmiot, numer prawa wykonywania zawodu lub inny identyfikator potwierdzający uprawnienia zawodowe.
  3. Procesor jest uprawniony do dokonywania na tych danych tylko takich operacji, które są niezbędne dla realizacji Usługi, tj. zbierania, przeglądania, organizowania, przechowywania, usuwania, a także innych czynności, o ile zostanie to zlecone przez Administratora. Powierzenie obejmuje czas realizacji Usługi.
  4. Procesor oświadcza, że posiada zasoby, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie Usługi zgodnie RODO. W szczególności Procesor oświadcza, że znane mu są zasady przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych wynikające z RODO.
  5. Procesor oświadcza, że przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu spełnienia wymogów określonych w RODO oraz ochronę praw osób fizycznych, w szczególności wdrożył odpowiednie środki, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności tych osób fizycznych, których dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją Usługi.
  6. Procesor jest zobowiązany do:
    1. przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne i wówczas przed rozpoczęciem przetwarzania Procesor informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
    2. za udokumentowane polecenie Administratora uważa się w szczególności niniejszy Regulamin oraz instrukcje dotyczące przetwarzania danych osobowych przekazywane Procesorowi w trakcie realizacji Usługi;
    3. udzielania dostępu do danych osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na zakres wykonywanych zadań otrzymały od Procesora upoważnienie do ich przetwarzania, oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków wynikających z realizacji Usługi;
    4. zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do bezterminowego zachowania tajemnicy tych danych, chyba że są to osoby podlegające ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
    5. wspierania Administratora, w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO;
    6. pomagania Administratorowi wywiązywać się z obowiązków określonych w RODO, w tym w szczególności w art. 32–36 RODO, m. in. poprzez przekazywanie informacji dotyczących przetwarzania powierzonych danych osobowych i przedstawianie niezbędnej w tym zakresie dokumentacji;
    7. umożliwiania Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzania audytów prawidłowości przetwarzania powierzonych danych osobowych, z zachowaniem tajemnicy przedsiębiorstwa Procesora; o terminie audytu Administrator informuje Procesora na co najmniej 14 dni przed planowaną datą audytu;
    8. wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażaniu właściwych środków naprawczych;
    9. informowania Administratora o postępowaniach i kontrolach dotyczących przetwarzania danych osobowych powierzonych na mocy niniejszego Regulaminu;
    10. przechowywania danych osobowych przez okres realizacji Usługi oraz do czasu zażądania ich usunięcia przez Administratora;
    11. informowania Administratora, niezwłocznie, nie później jednak niż 
w terminie 48 godzin od momentu stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, o naruszeniach bezpieczeństwa prowadzących do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych;
    12. dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia, ich skutków oraz podjętych działań zaradczych.
  7. Administrator wyraża zgodę na dalsze powierzenie przez Procesora przetwarzania danych osobowych podmiotom, które świadczą na rzecz Procesora usługi: hostingu (cyber_Folks S.A., ul. Franklina Roosevelta 22, 60-829 Poznań), zautomatyzowanej wysyłki wiadomości sms (LINK Mobility Poland Sp. z o. o., ul. Toszeckiej 101), chmurowe, zapewnienia oprogramowania do pracy grupowej (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia), komunikacji w czasie rzeczywistym (PubNub Inc. Corporate Headquarters 50 Francisco, Ste 100 San Francisco), wystawienia dokumentów księgowych (Fakturownia Sp. z o. o., ul. Smulikowskiego 6/8, 00-389 Warszawa). W przypadku zmiany któregokolwiek z tych podmiotów Procesor informuje o tym poprzez zmianę Regulaminu.
  8. Procesor podejmuje niezbędne działania, aby w przetwarzaniu powierzonych danych osobowych uczestniczyły podmioty zapewniające wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie było zgodne z zasadami ochrony danych osobowych wynikającymi z RODO, oraz z niniejszym Regulaminem.

§ 8. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Usługodawca zobowiązany jest świadczyć Usługę z należytą starannością.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu:
    1. trwałej albo czasowej niemożliwości świadczenia Usługi lub nieprawidłowego funkcjonowania Usługi;
    2. skutków nieprawidłowego wykorzystania świadczonej Usługi przez Użytkownika;
    3. skutków naruszenia przez Użytkownika Regulaminu;
    4. skutków wykorzystania informacji autoryzujących dostęp do Usługi (login i hasło, adres URL) przez osoby trzecie, jeżeli osoby te weszły w posiadanie tych danych na skutek ich ujawnienia przez Użytkownika albo niedostatecznego zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych.
  3. Procesor ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z nieprawidłowego przetwarzania powierzonych danych osobowych, w tym za szkody wynikające z działania lub zaniechania podmiotów uczestniczących w tym przetwarzaniu 
w jego imieniu.

§ 9. POSTĘPOWANIE REKLAMACYJNE

  1. Wszystkie możliwe reklamacje Użytkownik może składać w formie pisemnej, za pośrednictwem listu poleconego skierowanego na adres siedziby Usługodawcy lub adres poczty elektronicznej: office@meeting15.com.
  2. Użytkownik może złożyć reklamację w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zdarzenia będącego przyczyną reklamacji.
  3. Reklamacja będzie rozpatrzona w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania przez Usługodawcę.

§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Możliwość zalogowania się przez Użytkownika do Systemu MEETING15 wymaga uprzedniej akceptacji Regulaminu.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych funkcjonalności Systemu MEETING15, rozpoczęcia świadczenia nowych usług lub zmiany warunków technicznych świadczenia Usługi. Zmiany te obowiązują od chwili udostępnienia nowej wersji Regulaminu na stronie internetowej Serwisu.
  3. Wszelkie spory związane ze świadczeniem Usługi oraz postanowieniami Regulaminu podlegają jurysdykcji sądu miejscowo właściwego dla siedziby Usługodawcy.